Wiki und die Schwarmintelligenz – beides optimal nutzen mit SharePoint

Wiki und die Schwarmintelligenz – beides optimal nutzen mit SharePoint

Oft werden wir gefragt, ob man für Microsoft Teams auch ein Wiki oder eine Knowledgebase einrichten kann. Technisch ist das kein Problem, die größere Herausforderung dürfte darin bestehen, ein solches Wiki auch redaktionell zu betreuen und zu aktualisieren, damit es sich zu einer wertvollen Informationsressource für Ihr Unternehmen entwickelt.

 

In einem anderen Artikel haben wir bereits beschrieben, wie Sie ein einfaches Wiki direkt in Microsoft Teams einrichten können. Das Microsoft Teams-Wiki ist allerdings in seinen Funktionen eher eingeschränkt, ein Wiki mit umfangreicherer Funktionalität können Sie mit SharePoint Online in einem modernen Design einrichten und dann in Microsoft Teams einbinden.

Früher wurden Nachschlagewerke mit einem Index und einem Schlagwortverzeichnis ausgestattet. Mit der in Teams/SharePoint integrierten Volltextsuche und einer Kategorisierung der Wiki-Einträge über Metadaten entfällt diese Arbeit. Alle Inhalte lassen sich komfortabel per Volltext- und Metadatensuche auffinden.

Ein Wiki muss in einer Websiteseiten-Bibliothek angelegt werden. Diese ist beim Anlegen einer modernen Site bereits vorhanden.

Anschließend können Sie dieser Websiteseiten-Bibliothek Metadaten zuweisen, indem Sie der Bibliothek die passenden Spalten respektive Eigenschaften hinzufügen, z.B. eine für „Abteilung“ und eine für „Tags“. Damit können Artikel später leicht kategorisiert werden.

Der einheitliche Look aller Wiki-Einträge wird mithilfe einer Vorlage garantiert, die als neue Websiteseite erstellt und mit einem passenden Layout und entsprechenden Seiteneigenschaften ausgestattet wird.

Wenn Sie nun aus der Vorlage heraus eine Wiki-Seite erstellen, können Sie die Eigenschaften festlegen:

So kann später jede Wiki-Seite genau die Eigenschaften anzeigen, die ihren Metadaten entsprechen, also z.B. den Namen der Abteilung, auf die sich ein Artikel bezieht.

Auf der Einstiegsseite des Wikis lassen sich die Artikel z.B. über Tags oder abteilungsbezogen aufrufen. Auch eine Auflistung der am häufigsten angesehenen Artikel ist möglich:

Wenn Sie z.B. Informationen zum Thema „Office 365“ suchen, klicken Sie auf den Tag „O365“ und können aus einer Liste den passenden Artikel wählen.

Über die Breadcrumb-Navigation am oberen Bildschirmrand gelangen Sie wieder zur Einstiegsseite des Wikis.

Auch interessant:  Wissenswertes zu Ordnern, Registerkarten und Kanälen in Microsoft Teams

Zusätzlich kann über einen Workflow  gewährleistet werden, dass nur geprüfte und freigegebene Inhalte veröffentlicht werden, um dem ganz großen Chaos Einhalt zu gebieten und zu verhindern, dass im Extremfall alle im Unternehmen Beschäftigten nach Lust und Laune Inhalte im Wiki veröffentlichen.

Auch schätzen es die Benutzer, wenn sie erkennen können, ob ein Artikel veraltet ist oder tatsächlich aktuelle Informationen liefern kann. Dies kann über eine Eigenschaft „Gültigkeit“ festgelegt werden.

Ein aktuelles und übersichtliches Wiki ist ein Beitrag zum effizienten Wissenstransfer im Unternehmen. Gern unterstützen wir Sie bei der Einrichtung Ihres Firmen-Wikis und beim Ausbau eines Unternehmensportals!

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